Información clara antes de comunicar.

1. Información previa al formulario

Este canal permite comunicar, de buena fe, hechos u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea, infracciones penales o administrativas graves o muy graves, así como incumplimientos incluidos en el ámbito de la Ley 2/2023 y del procedimiento interno del Grupo Vela.

Puede presentar la comunicación de forma anónima, sin indicar nombre, correo electrónico ni ningún otro dato de contacto. Al finalizar, el sistema facilitará un identificador y una contraseña que deberá conservar para consultar el estado del expediente, recibir solicitudes de información y conocer el resultado de la tramitación. La empresa no podrá recuperar esas credenciales si se pierden.

También puede identificarse voluntariamente. En ese caso, su identidad será confidencial y no se comunicará a la persona afectada por los hechos ni a terceros no autorizados, salvo obligación legal o requerimiento de una autoridad competente y con las garantías aplicables.

Antes de enviar:

• Seleccione o escriba el establecimiento, área o sociedad relacionada con los hechos. Si no lo conoce, indique la información disponible; el campo puede mantenerse como opcional.
• Describa hechos concretos, fechas aproximadas, personas o áreas implicadas y cualquier dato que permita comprobar la información.
• Aporte únicamente documentos pertinentes. Evite incluir datos personales que no sean necesarios, especialmente datos de salud, ideología, vida sexual, origen étnico o información de terceros ajenos.
• Revise los metadatos de los archivos: un documento, fotografía o PDF puede contener el nombre del autor, ubicación u otros datos capaces de identificarle aunque el formulario sea anónimo.
• No utilice este canal para emergencias. Ante un riesgo inmediato para personas o bienes, contacte con los servicios de emergencia o la autoridad competente.
• No se admitirán comunicaciones deliberadamente falsas o realizadas con mala fe. La mera falta de pruebas concluyentes no supone mala fe si existían motivos razonables para considerar veraz la información.

La recepción se acusará en un plazo máximo de siete días naturales, salvo que ello pueda comprometer la confidencialidad. La respuesta sobre las actuaciones se facilitará, con carácter general, en un plazo máximo de tres meses desde el acuse de recibo o, si no se remitió, desde el vencimiento de los siete días posteriores a la comunicación. En casos de especial complejidad el plazo podrá ampliarse hasta otros tres meses.

La comunicación también puede formularse verbalmente. Para solicitar una reunión presencial dentro del plazo legal de siete días, contacte con info@eticagrupovela.com. Si desea preservar el anonimato, utilice preferentemente el buzón seguro de la aplicación para plantear la solicitud sin facilitar datos identificativos.

2. Anonimato, confidencialidad y seguridad

Comunicación anónima. No es necesario facilitar nombre, correo electrónico ni otros datos de contacto. La aplicación está configurada para no almacenar la dirección IP ni otros metadatos técnicos destinados a identificar al usuario.

Tras el envío recibirá un identificador y una contraseña para mantener una comunicación segura con la persona gestora.

El anonimato técnico no impide que el propio relato, los documentos aportados o sus metadatos revelen indirectamente quién es la persona informante. Para reducir ese riesgo, no incluya datos identificativos innecesarios y revise las propiedades de los archivos antes de adjuntarlos.

El acceso al contenido de las comunicaciones, sus adjuntos y el libro-registro queda limitado al Responsable del Sistema y a las personas expresamente autorizadas cuando sea estrictamente necesario para tramitar o investigar el expediente. Todas ellas están sujetas a deber de secreto y confidencialidad.

Los avisos remitidos por correo electrónico no contendrán el texto de la denuncia ni documentos adjuntos; únicamente informarán de la existencia de un nuevo expediente para que la persona autorizada acceda a la aplicación.

3. Aviso de privacidad del canal interno

3.1. Responsable del tratamiento

Será responsable del tratamiento la sociedad del Grupo Vela a cuyo ámbito se refieran los hechos comunicados. ACTIVIDAD OCIO VELA, S.L., como sociedad matriz o dominante, coordina el Sistema interno de información común.

Cuando una comunicación afecte a varias sociedades, se limitará el acceso y el intercambio de información a lo estrictamente necesario para determinar responsabilidades y tramitar el expediente conforme a la normativa aplicable.

La relación completa de sociedades y datos identificativos figura en el apartado 6.

3.2. Finalidades

• Recibir, registrar, analizar y tramitar comunicaciones comprendidas en el Sistema interno de información.
• Mantener comunicación segura con la persona informante, incluida la comunicación anónima.
• Investigar los hechos, adoptar medidas correctoras o disciplinarias y proteger frente a represalias.
• Atender requerimientos de autoridades judiciales, Ministerio Fiscal, autoridades administrativas u otros organismos competentes.
• Mantener el libro-registro confidencial y evidencias de cumplimiento, seguridad y auditoría.

3.3. Base jurídica

El tratamiento es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable a las sociedades incluidas, conforme al artículo 6.1.c del Reglamento (UE) 2016/679, al artículo 8 de la Ley Orgánica 3/2018 y a los artículos 30 y siguientes de la Ley 2/2023.

Cuando el sistema reciba voluntariamente comunicaciones fuera del ámbito obligatorio, el tratamiento se apoyará en el interés público conforme a la Ley 2/2023. No se solicita consentimiento para gestionar la comunicación.

3.4. Datos tratados y procedencia

Podrán tratarse los datos que la persona informante decida aportar, los datos de personas afectadas o relacionadas con los hechos, el contenido de la comunicación, documentos, conversaciones de seguimiento, actuaciones de investigación y conclusiones.

Los datos proceden de la persona informante, de las comprobaciones internas y, en su caso, de terceros o fuentes legítimas consultadas durante la investigación.

Los datos manifiestamente irrelevantes o no necesarios se suprimirán sin dilación. Si se reciben categorías especiales de datos sin que resulten necesarias, se eliminarán conforme a la Ley 2/2023.

3.5. Destinatarios y accesos

Con carácter general, los datos estarán accesibles únicamente para el Responsable del Sistema.

Podrán comunicarse o autorizarse accesos, cuando resulte necesario y proporcionado, a:

• Órgano de administración.
• Asesoría jurídica.
• Recursos Humanos.
• Responsables de cumplimiento.
• Delegado de Protección de Datos.
• Encargados de tratamiento sujetos a contrato.
• Autoridades competentes.

La identidad de la persona informante no se revelará fuera del personal autorizado para recibir y dar seguimiento a las comunicaciones, salvo obligación legal.

INFORMÁTICA, FORMACIÓN Y MULTIMEDIA, S.L. (NIF B53697231; C/ Ramón y Cajal, 35, 03182 Torrevieja) ha desarrollado la aplicación y no tendrá acceso al contenido en producción.

IONOS España presta el alojamiento con servidores y copias en España y deberá quedar sujeto al correspondiente contrato de encargo del tratamiento. No se prevén transferencias internacionales de datos.

3.6. Decisiones automatizadas

No se adoptarán decisiones exclusivamente automatizadas ni se elaborarán perfiles con efectos jurídicos sobre las personas a partir de la información recibida.

3.7. Confidencialidad de la identidad

La identidad de la persona informante será reservada y no se comunicará a la persona afectada por los hechos.

Si una autoridad judicial, el Ministerio Fiscal o una autoridad administrativa competente requiere conocerla en el marco de una investigación, se informará previamente a la persona informante, salvo que dicha información pueda comprometer la investigación o el procedimiento.

4. Conservación y eliminación

Principio rector. Los datos se conservarán únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la apertura de una investigación, tramitarla y acreditar el funcionamiento del sistema. Los siguientes plazos son máximos y no justifican conservar datos innecesarios.

• Comunicaciones no admitidas o sin investigación: máximo 3 meses desde su entrada en el sistema. Después se eliminarán los datos personales del canal; solo podrá conservarse constancia anonimizada del funcionamiento.
• Expedientes admitidos: durante toda la investigación y hasta su cierre.
• Expedientes cerrados: hasta 5 años desde el cierre, con acceso restringido, cuando sea necesario para acreditar actuaciones, atender responsabilidades o defender derechos. Se eliminarán antes si dejan de ser necesarios.
• Procedimientos judiciales, administrativos o disciplinarios: hasta que exista resolución firme y finalicen los plazos de prescripción o las responsabilidades derivadas.
• Libro-registro: máximo 10 años. Debe ser confidencial, con datos minimizados y anonimización cuando sea compatible con su finalidad.
• Registros de acceso y auditoría: 2 años, salvo necesidad de conservación por incidente de seguridad, investigación u obligación legal.
• Copias de seguridad: rotación máxima de 30 días. La supresión efectiva se producirá al sobrescribirse la copia; no se restaurarán datos eliminados salvo necesidad de continuidad o incidente.
• Adjuntos: el mismo plazo que el expediente al que estén vinculados.
• Archivos temporales: máximo 24 horas, con eliminación automática segura.

5. Ejercicio de derechos

Las personas interesadas pueden solicitar el acceso, rectificación, supresión, oposición y limitación del tratamiento, cuando proceda, dirigiéndose a rrhh@grupovelabeach.com.

La solicitud deberá permitir verificar la identidad de quien ejerce el derecho sin aportar más datos de los necesarios.

Estos derechos pueden quedar limitados cuando su ejercicio pueda revelar la identidad de la persona informante, afectar a los derechos de otras personas, perjudicar una investigación o cuando exista obligación legal de conservación.

En particular, la persona afectada no tendrá derecho a conocer la identidad del informante a través del ejercicio del derecho de acceso.

También puede contactar con el Delegado de Protección de Datos, Álvaro Tortosa Selma, en rrhh@grupovelabeach.com, y presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.

6. Sociedades incluidas

• ACTIVIDAD OCIO VELA, S.L. — B54909114 — C/ Antonio Ruiz Coves, 7, 03183 Torrevieja (Alicante). Velice, El Parking, Vela Puerto, Makala y Amai.
• POPEX ALIMENTACIÓN, S.L. — B54684626 — Av. de los Españoles, 1, 03188 Torrevieja (Alicante). La Fusión.
• BARLOVENTO RESTAURANTE, S.L. — B53473716 — C/ Vicente Blasco Ibáñez, 30, bajo, 03181 Torrevieja (Alicante). Barlovento.
• ABADÍA DE LOS NUEVE PISOS, S.L. — B73149718 — Callejón Burruezo, 1, 30005 Murcia. Alter Ego.
• GRUPO VELA SABORES CRUZADOS, S.L. — B24879082 — C/ Antonio Ruiz Coves, 7, 03183 Torrevieja (Alicante). Restaurante Vela Beach.

7. Responsable del Sistema, DPD y perfiles de acceso

Responsable del Sistema

Álvaro Tortosa Selma, Responsable del Departamento de Recursos Humanos, es el Responsable del Sistema común para todas las sociedades incluidas.

El órgano de administración de cada sociedad deberá documentar su designación o ratificación y garantizar que ejerce sus funciones de forma independiente y autónoma, con medios suficientes y sin recibir instrucciones sobre la tramitación de expedientes concretos.

Delegado de Protección de Datos

Álvaro Tortosa Selma.
Contacto: rrhh@grupovelabeach.com.

Administración técnica

Rocío Amat Mora, Departamento de Marketing, administradora técnica. Debe operar con una cuenta individual, autenticación reforzada y permisos exclusivamente técnicos, sin acceso al contenido, adjuntos, conversaciones ni libro-registro.

Buzón de avisos

info@eticagrupovela.com. Solo podrán acceder Álvaro Tortosa Selma y la otra persona expresamente autorizada y documentada.

• El correo contendrá únicamente avisos sin contenido del expediente.
• Debe activarse autenticación multifactor.
• Deben evitarse los reenvíos automáticos.
• Deben revisarse periódicamente las personas con acceso.

8. Canales externos

La utilización del canal interno es recomendable cuando permita tratar eficazmente la infracción y no exista riesgo de represalias, pero no es obligatoria. La persona informante puede acudir directamente a un canal externo competente.

Hechos circunscritos a Alicante / Comunitat Valenciana

Puede acudirse al canal externo de la Agencia de Prevención y Lucha contra el Fraude y la Corrupción de la Comunitat Valenciana cuando los hechos entren dentro de su ámbito material y territorial.

Si existe duda sobre su competencia, puede utilizarse la Autoridad Independiente de Protección del Informante, que podrá orientar o remitir la comunicación al órgano competente.

Hechos circunscritos a Murcia

Puede acudirse al canal externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AIPI), sin perjuicio de otros organismos que sean competentes por la materia.

Hechos que afectan a varias comunidades autónomas

Cuando los hechos afecten a centros o sociedades situados en más de una comunidad autónoma, o cuando su alcance no quede limitado a una sola comunidad, el canal externo de referencia será la AIPI.

Otros canales

Según la materia, también podrán utilizarse canales de autoridades sectoriales, fuerzas y cuerpos de seguridad, Ministerio Fiscal, Fiscalía Europea o juzgados y tribunales. La aplicación no debe presentar los enlaces anteriores como una lista cerrada ni como asesoramiento sobre el órgano competente en cada caso.

Anexo. Fuentes normativas y enlaces oficiales

• Ley 2/2023, de protección de las personas que informen sobre infracciones.
• Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD).
• Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales.
• Autoridad Independiente de Protección del Informante (AIPI).
• Procedimiento del canal externo de la AIPI.
• Agencia Valenciana Antifraude: buzón de denuncias.
• Agencia Española de Protección de Datos.